Las tres llaves del (nuevo) procedimiento administrativo electrónico

procedimiento

 

Por Concepción Campos Acuña

Recientemente he tenido ocasión de estar en el Ayuntamiento de Cartagena, invitada para participar en una jornada de formación destinada a los responsables de los servicios municipales, en una iniciativa que no puedo menos que aplaudir.

Me tocó abordar una primera aproximación a la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común, y a la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, desde el punto de vista del impacto de las nuevas tecnologías. Ardua cuestión.

Desde mi punto de vista, y así lo expuse, al margen de los aspectos puramente tecnológicos derivados de la reforma, es necesario contar con la implicación de las personas, tal y como tan sabiamente dice nuestro compañero Víctor Almonacid. En concreto, hablaba de las “tres llaves”, como los tres colectivos que, con una visión completamente transversal, deben ser los ejes que ayuden a la correcta implantación:

.- La llave “jurídica”. Cómo no¡ Se trata de dos leyes, y menudas leyes, nada menos que la espina dorsal de la organización y funcionamiento de la administración pública, y, por tanto, también de la local. Aunque algunos compañeros (cada vez menos) siguen manifestando cierta desconfianza ante estas cosas de la informática, y consideran que la firma electrónica supone la usurpación de nuestras funciones reservadas, nada más lejos de la realidad. Además de al magnífico especial de El Consultor, coordinado por el ya citado Víctor Almonacid, sobre firma electrónica, no tengo más que hacer referencia al mundo de la seguridad jurídica que la trazabilidad de los expedientes electrónicos nos ofrece. Se acabó introducir y hacer desaparecer documentos de los expedientes, el “yo no lo tengo”, los conserjes que abducen expedinetes, y otras prácticas poco recomendables, como las de antedatar documentos.

.- La llave “administración electrónica”. Parece una obviedad, pero no lo es. Algunos dicen que ahora “los que mandan son los informáticos”. Afirmación que requiere de un par de puntualizaciones. En primer lugar, en el ayuntamiento nadie manda, se trata de una administración pública en la que todos desempeñamos nuestro trabajo para prestar un servicio público, y que cuenta con sus respectivos órganos de gobierno. En segundo lugar, los informáticos, yo prefiero administración electrónica, son un pilar del proceso que, con carácter general, se han sumado al proyecto con entusiasmo, y sólo con su aportación conseguiremos los objetivos fijados. Ahora bien, no olvidemos la dificultad que supone para muchos ayuntamientos el no contar con personal cualificado en este aspecto, en muchos (yo lo he vivido) el informático era el dueño de la tienda de informática del pueblo, el que nos reponía el toner, que a través de un contrato menor también nos prestaba cierta asistencia. Ese no es el modelo, hablamos de reingeniería de procesos y resideño de procedimientos, necesitamos servicios cualificados de administración electrónica.

.- La llave “archivos y gestión documental”. Si los informáticos no son valorados adecuadamente en algunas entidades, qué decir de los responsables de archivos y gestión documental, allí donde existen (que son los menos, por desgracia). Pero al igual que en el caso anterior sería un tremendo error de cálculo en la estrategia de implantación no contar con los responsable en la materia, que gracias a su extraordinaria cualificación pueden contribuir al proceso de implantación desde el minuto 1 del procedimiento, no sólo cuando ya esté finalizado. Es necesario definir adecuadamente una política de gestión documental, que no debe elaborarse aisladamente, sino con todos los actores implicados para garantizar no sólo la existencia de los expedientes, sino su conservación e integridad. No se trata de seguir almacenando A-Z en un cuarto oscuro llamado archivo, sino de gestionar.

Pero no sólo responsables del área jurídica, administración electrónica, archivos y gestión documental. La reforma afecta absolutamente a todos dentro de la organización. A todos los niveles administrativos, pero también al nivel político, sin cuyo impulso y apoyo será muy complicada la transformación del procedimiento. No se trata sólo de trasladar el expediente papel al expediente electrónico, se trata de aprovechar la oportunidad para mejorar nuestras pautas de tramitación, para rediseñar los procedimientos, racionalizar las estructuras organizativas a través de las nuevas dinámicas de funcionamiento. Se trata de “abrir” el camino hacia el nuevo procedimiento administrativo. Ahí están las llaves.

Aunque no podemos obviar la dificultad ya apuntada respecto a la falta de medios con cualificación técnica tanto en materia de administración electrónica como de archivos y gestión documental, ésto no debe ser un obstáculo. Ahí están las Diputaciones. Lo decía en mi anterior entrada ¿Para qué sirven las Diputaciones?

http://www.novagob.org/blog/view/157858/¿para-que-sirven-las-diputaciones

 

 

 

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Acerca de "EN SOCIEDAD"

Lic. en Ciencias Políticas y Administrativas. Especialista en Gerencia de Programas Sociales. Profesor de Post grado de UCV y de la UCAB
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